Отправим материал Вам на почту

Задайте свой вопрос экспертам АБТ. Ответим и поможем решить ваши задачи.

Бесплатная консультация

В мире логистики эффективное управление документами играет ключевую роль в обеспечении бесперебойных операций и оптимизации цепочек поставок. Поэтому важным процессом является автоматизация всех процедур документооборота грузоперевозок. Рассказываем, какие документы для логистики используются, как идет взаимодействие среди всех участников грузоперевозок и как оптимизировать документооборот в сфере логистики.

Иногда количество документов, необходимых для отправки груза через посредника (транспортную компанию), становится неожиданным сюрпризом для клиента. Возникает справедливый вопрос: транспортным компаниям также не легко, особенно, когда на повестке дня доставка сборных грузов? Понятно, что все участники процесса стремятся сократить количество необходимых бумаг. Однако число сопроводительных документов достигает сотен пакетов.

Поможем автоматизировать управление документооборотом в транспортной логистике и облегчить работу с документами в сфере грузоперевозок.

Бесплатная консультация

Какие документы логистики используются

Для более эффективного понимания всей сложности транспортного документооборота мы можем классифицировать все требуемые документы на четыре основные группы:

  • Документы на груз. Эта группа включает в себя все необходимые документы, связанные непосредственно с самим грузом.
  • Документы на авто и водителя. Важные бумаги, касающиеся транспортного средства и водителя.
  • Документы, регламентирующие отношения перевозчика и заказчика, включая путевой лист. Эти документы определяют права и обязанности как перевозчика, так и заказчика, включая путевой лист как важный элемент учета.
  • Документы, гарантирующие сохранность груза (страховой полис). Не менее важные бумаги, которые обеспечивают гарантии сохранности груза во время транспортировки.

Для осуществления перевозки товаров по территории Российской Федерации необходимо обладать определенным набором сопроводительных документов. В него входят:

  • Товарно-транспортная накладная - ТТН. Этот основной документ перевозки выписывается грузоотправителем. В разделе транспорта указываются маршрут, данные о транспортном средстве и водителе. В товарном разделе отражается перечень, количество, вес и стоимость груза, а также дополнительные документы. ТТН заверяется оригинальными печатями и составляется в четырех экземплярах.
  • Путевой лист. Этот документ выписывается автопредприятием и несет информацию о маршруте следования.
  • Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Существенный документ, определяющий условия перевозки. Может быть заменен доверенностью на перевозку груза, заверенной стороной.
  • Водительское удостоверение. Лицо, управляющее транспортным средством, должно обладать соответствующей категорией водительского удостоверения.

Эти документы обязательны для оформления вне зависимости от характера перевозимых товаров. Их нельзя заменить или отказаться от их оформления.

Кроме того, важно, чтобы дальнобойщик был внесен в разрешение или доверенность, позволяющие ему управлять данным транспортным средством, что должно быть надлежащим образом документировано.

Кроме основных документов, могут потребоваться дополнительные документы:

  • Товарная накладная. Используется если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза.
  • Сертификат соответствия и качества, паспорт. Эти документы прилагаются в зависимости от характера перевозимого груза и могут быть обязательными.
  • Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем. Хотя эти документы не являются обязательными, их часто прикладывают к грузу для предотвращения недоразумений с сотрудниками ГИБДД.
  • Страховой полис. Хотя страхование грузов не является обязательным, оно может предотвратить серьезные финансовые потери. Договор страхования может быть заключен либо непосредственно со страховой компанией, либо с перевозчиком, и обычно гарантирует полное возмещение убытков в случае повреждения или утраты груза.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 931 перевозчики получили право на обмен документами в электронном формате. В результате на текущий момент возможно создание следующих электронных перевозочных документов:

  • Электронная транспортная накладная;
  • Электронный заказ-наряд;
  • Электронная сопроводительная ведомость;
  • Электронный договор фрахтования;
  • Электронный путевой лист;
  • Электронный заказ (заявка).

Чтобы начать отправку таких форм перевозчику требуется подключиться к Государственной информационной системе Электронных Перевозочных Документов ГИС ЭПД. Для этого необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота.

Подключим к системе электронного документооборота по выгодной цене.

Оставить заявку

Документы грузоотправителя

Грузоотправитель играет самую важную роль в оформлении необходимых документов, которые зависят от конкретной ситуации перевозки. Рассмотрим два основных сценария: когда грузоотправитель самостоятельно осуществляет доставку и когда груз перевозится транспортной компанией.

В случае, когда грузоотправитель сам осуществляет доставку, ему следует подготовить два ключевых документа:

  • Товарно-транспортная накладная или транспортная накладная совместно с ТОРГ-12.  Если отправитель самостоятельно осуществляет доставку товара, стоимость перевозки обычно включается в общую стоимость товара, поэтому предпочтительнее выбрать ТН с формой ТОРГ-12.
  • Путевой лист. Этот документ должен быть оформлен владельцем транспортного средства, которое используется для перевозки товара.

В случае, если грузоотправитель привлекает компанию-перевозчика, ему необходимо оформить следующие документы:

  • Транспортная накладная с формой ТОРГ-12 или товарно-транспортная накладная. Эти документы необходимы для учета перевозки товаров.
  • Договор на перевозку грузов, заключенный между отправителем и транспортной компанией, либо доверенность на перевозку груза, выписанная водителю. Они определяют условия перевозки и ответственность сторон.
  • Поручение экспедитору. Этот документ содержит характеристики груза и инструкции по его перевозке.

Кроме основных документов, в зависимости от специфики перевозимого груза, могут потребоваться дополнительные документы, такие как сертификаты качества, технические паспорта, разрешения и другие.

Документы, получаемые грузоотправителем от перевозчика

При передаче груза перевозчику и заказе транспортных услуг, грузоотправитель получает следующие документы:

  • Счет-фактура или акт выполненных работ. Они оформляются бухгалтерией компании-перевозчика и содержат информацию о предоставленных транспортных услугах.
  • Экспедиторская расписка. Этот документ подтверждает прием груза перевозчиком и несет ответственность транспортной компании за его доставку.
  • Кассовый чек или приходный ордер. Эти документы требуются в случае оплаты транспортных услуг наличными средствами и служат подтверждением финансовой операции.

Документы грузоперевозчика

Перед отправлением груза грузоперевозчик должен подготовить обязательные документы, которые необходимы в любой доставке. Эти документы относятся к водителю, транспортному средству и перевозимым товарам.

Для водителя дальнобойщика требуются следующие документы:

  • Водительское удостоверение необходимой категории с соответствующими допусками.
  • Документы, подтверждающие его право владения или использования автомобиля.
  • Подтверждение об обучении и инструктаже по использованию конкретного транспортного средства.

Важным документом для перевозчика является путевой лист, который может быть выписан заказчиком, транспортной компанией или частным лицом. Путевой лист действует не более одного месяца и содержит информацию о медосмотре водителя, начальном пробеге автомобиля и предполагаемых расходах на ГСМ во время поездки.

Если груз не является опасным, этот набор документов достаточен для отправки. Однако для перевозки опасных веществ и материалов потребуется специальная лицензия.

Кроме того, рекомендуется иметь при себе трудовой договор водителя, который будет управлять машиной, чтобы подтвердить его легальность и справедливость его действий. Экспедитору также рекомендуется иметь копии документов, подтверждающих его трудоустройство.

На транспортном средстве должны быть оформлены и всегда иметь при себе следующие документы: ПТС, талон о прохождении техосмотра и страховой полис ОСАГО. Отсутствие любого из этих документов может вызвать проблемы при остановке ГАИ.

Документы для перевозки

Для осуществления перевозки товаров необходимы определенные документы, включая товарно-транспортную накладную (ТТН), которая является одним из обязательных элементов.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) играет ключевую роль в процессе перемещения товаров. Она состоит из двух разделов, каждый из которых имеет свою функциональную нагрузку. Один раздел фиксирует сделку между покупателем и продавцом, что дает основание для списания товаров со склада отправителя и их приема на склад получателя. Кроме того, ТТН служит основанием для оплаты услуг.

Важно, чтобы все поля ТТН были заполнены информацией, а пустые поля были зачеркнуты. Если в одном грузовом автомобиле перевозится несколько паллетов для разных клиентов, то для каждого клиента создается своя ТТН, по которой будет осуществляться приемка товаров.

ТТН составляется в четырех экземплярах, на каждом из которых ставятся печати и подписи. Один экземпляр остается у отправителя в качестве юридического документа для списания товаров со склада. В случае повреждения товаров в процессе перевозки, эта информация заносится в ТТН и заверяется продавцом. Все остальные экземпляры с водителем и его подписью направляются к покупателю.

При прибытии товара на место получатель берет один экземпляр ТТН. Если партия была повреждена в процессе транспортировки, составляется акт, который также отражается в ТТН. На основании этих документов покупатель может предъявлять претензии. В случае нормального состояния товаров, получатель ставит свои печати и подписи, после чего два последних экземпляра возвращаются обратно.

Договор на перевозку

Договор между отправителем, получателем и посредником, осуществляющим доставку, является ключевым документом, который подтверждает законность проводимых операций. Этот документ заключается между отправляющей стороной и перевозчиком и играет важную роль в организации процесса доставки.

В договоре должны быть четко определены условия перевозки и ответственность каждой из сторон. Он обязательно подписывается водителем, обладающим правом управления транспортным средством, или экспедитором, который участвует в процессе доставки.

При необходимости договор можно заменить доверенностью. Важно, чтобы на этой доверенности были представлены все необходимые печати от лица компании, чтобы она имела юридическую силу и могла быть использована в процессе организации доставки.

Обработка документов логистики

Обработка логистических документов – это важный этап, который включает в себя тщательную проверку на предмет ошибок или несоответствий, а также их подписывание и утверждение. Этот процесс обеспечивает точность и достоверность информации, что играет ключевую роль в обеспечении юридической защиты в случае возникновения спорных ситуаций.

Кроме того, логистические документы являются важным инструментом при взаимодействии с таможенными органами. Они содержат информацию о отправителях, получателях и содержимом груза, что значительно облегчает проведение таможенных процедур и проверку соответствия импортно-экспортным правилам.

Таким образом, логистические документы играют ключевую роль в процессе перевозки грузов, обеспечивая прозрачность и контроль над каждым этапом доставки. Они помогают избежать проблем с таможенными и другими регулирующими органами, а также обеспечивают эффективное выполнение логистических операций. Поэтому важно уделять должное внимание правильному оформлению и обработке документов для успешной логистической деятельности.

Схема взаимодействия и документальное оформление грузоперевозок

Бизнес-процесс отправки грузов обычно следует классической схеме, включающей следующие этапы:

  1. Заключение договора. Между грузоотправителем и транспортно-экспедиторской компанией- ТЭК заключается договор на оказание услуг или договор разовой поставки.
  2. Определение условий перевозки. ТЭК определяет перевозчика, автомобиль и маршрут, что приводит к заключению фрахтового соглашения.
  3. Забор груза и документов. ТЭК забирает груз и все сопроводительные документы, включая товарно-транспортные накладные - ТТН.
  4. Поставка груза. Осуществляется доставка груза по определенному маршруту.
  5. Подписание документов. Грузополучатель ставит подписи на ТТН и делает необходимые отметки.
  6. Формирование документов: Дальнейшие действия зависят от двух вариантов:
    • Водитель информирует менеджера о доставке, и при отсутствии изменений формируется акт и счет-фактура.
    • Водитель доставляет подписанные ТТН в офис компании, где менеджер формирует акт и счет-фактуру.
  7. Отправка документов. Документы отправляются для оплаты. Тут важно понимать, что бумажный вариант отправляется либо почтой, либо водителем. Тогда как применение ЭДО позволяет существенно сократить время получения документов для последующей оплаты.
  8. Оплата и подписание акта. Грузоотправитель осуществляет оплату, подписывает акт и отправляет его в ТЭК.

Переведем ваши документы в электронный вид и настроим документооборот.

Бесплатная консультация

Проблемы документооборота логистики

Проблемы, с которыми часто сталкиваются при обработке логистических документов, могут включать в себя следующее:

  • Ошибки при заполнении документов. Неправильно указанные данные, такие как адрес доставки или вес груза, могут привести к задержкам и дополнительным расходам. Тщательная проверка каждого документа перед отправкой является важным шагом для предотвращения таких ошибок.
  • Задержки грузоперевозки: Международные перевозки часто подвержены задержкам на таможне из-за проблем с документами или неправильного оформления. Также возможны проволочки из-за проверок документов в пути.
  • Непредвиденные обстоятельства. В логистике могут возникать непредвиденные ситуации, такие как задержки рейсов или изменения маршрутов доставки, которые могут повлиять на обработку документов. Важно оперативно реагировать на такие события и информировать заинтересованные стороны.

Использование электронного документооборота, такого как СБИС ЭДО, может значительно снизить вероятность ошибок и упростить процесс обмена документами в логистике. Автоматизация позволяет улучшить эффективность работы склада и обеспечить более гладкую доставку грузов, уменьшая при этом риски возникновения проблем при обработке документов.

Подключайте ЭДО по оптимальной стоимости.

Бесплатная консультация

Оптимизация процесса обмена документами в логистики

Оптимизация логистического документооборота предполагает внедрение ряда мероприятий, направленных на повышение эффективности и снижение затрат. Основные направления оптимизации включают:

  • Ускорение обмена документами. Внедрение электронных систем обмена документами позволяет сократить время на передачу первичных документов между участниками логистического процесса, такими как грузополучатели и посредники.
  • Снижение стоимости документооборота. Переход к электронному документообороту позволяет сэкономить на расходах на почтовую отправку и использование бумаги.
  • Оптимизация обмена документами в логистике. Внедрение систем электронного документооборота ускоряет процесс обработки документов, сокращает риск потери документов и обеспечивает прозрачность внутренних процессов.
  • Быстрые корректировки документов. Возможность оперативного внесения корректировок в документы позволяет избежать задержек и ошибок в логистическом процессе.
  • Обмен электронными документами. Использование стандартных форматов и технологий, например EDI, упрощает обмен логистическими и торговыми документами, повышая эффективность и точность процесса.
  • Автоматизация работы с финансовыми документами. Внедрение систем автоматизации работы с финансовыми документами упрощает процесс подготовки налоговой отчетности и снижает вероятность ошибок.

В целом, использование электронных документов и автоматизация процессов обмена информацией помогают сократить издержки, повысить эффективность и обеспечить более прозрачный и надежный логистический процесс. Сервисы обмена юридически значимыми документами, играют важную роль в этом процессе, обеспечивая безопасность и надежность передачи информации между участниками логистической цепочки.

Плюсы использования электронных документов в логистике

Подключая ЭДО и используя электронные документы в логистике, вы получаете следующие преимущества:

  • Удобство и привычная среда работы. Компании могут работать с электронными документами в привычной информационной среде, что упрощает процесс и повышает эффективность.
  • Сокращение времени обработки. Доставка документов осуществляется быстро, что сокращает сроки исправлений и корректировок, ускоряя процесс логистики и обмена информацией.
  • Безопасность передачи информации. Электронные документы, отправленные через сервис обмена, надежно шифруются, что обеспечивает безопасность и защиту конфиденциальности данных.
  • Юридическая значимость. Заверенные электронной подписью и отправленные через сервис ЭДО документы имеют юридическую значимость, что обеспечивает их законную силу.
  • Экономия времени и ресурсов. Электронные перевозочные документы сокращают время взаиморасчетов с контрагентами, уменьшают расходы на бумагу, почтовые отправки и другие операционные издержки.
  • Автоматизация процессов. Внедрение электронного документооборота позволяет транспортно-экспедиционным компаниям автоматизировать процессы внешнего документооборота, что оптимизирует все операции и улучшает управление.

В целом, электронные перевозочные документы открывают новые возможности для современных компаний, позволяя им эффективно управлять логистическими процессами, сокращать временные и финансовые затраты, а также повышать качество обслуживания клиентов.

Наши специалисты внедрят систему ЭДО на вашем предприятии. Мы подберем выгодные тарифы, оцифруем документы, подключим программное обеспечение всем участникам документооборота, обучим и окажем техническую поддержку. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время!

На бесплатном вебинаре разобрали, как работать с путевыми листами в СБИС в электронном виде, чтобы упростить составление маршрутов, учет ГСМ и рабочего времени водителей:

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

3 мин

Эффективная система управления задачами, документами и проектами

Как выстроить систему управления задачами, документами и проектами и найти инструмент, который поможет сделать рабочий процесс прозрачным, понятным и упорядоченным? Разобрали основные моменты и вариант решения на базе программы СБИС на нашем бесплатном вебинаре.

2 мин

Как увеличить продажи с помощью CRM системы?

На бесплатном вебинаре эксперты АБТ рассказали, как избежать частых ошибок в работе отдела продаж и увеличить показатели продаж с помощью современной программы СБИС CRM.

3 мин

Автоматизация розничного магазина: как организовать учет в торговле

Результаты автоматизации розничной точки продаж компании «Эколайф» на базе сервиса СБИС: оптимизация управленческого и бухгалтерского учета, контроль и прослеживаемость складских запасов, возможность контролировать расходы и доходы магазина.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

ПЕРЕХОДИ НА СБИС. СКИДКИ ДО 80%